Lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel khiến việc sắp xếp và lọc dữ liệu trở nên khó khăn. Để xử lý được lỗi này trong Excel, bạn tham khảo ngay bài viết của Robot Tiết Kiệm nhé!.
Trong quá trình sử dụng Excel, có những lúc chúng ta sẽ cần sử dụng bộ lọc. Với tiện ích này, người dùng có thể lọc và sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng. Thế nhưng việc sử dụng bộ lọc chưa bao giờ là đơn giản. Chính điều này đã gây ra lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel. Trong trường hợp bạn không may gặp phải lỗi này thì sau đây sẽ là những thông tin dành cho bạn.
Tìm hiểu về lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel
Lọc dữ liệu bị sai hay lọc không hết dữ liệu trong Excel. Đó là những biểu hiện của lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel. Tình trạng này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến kết quả tính toán. Thậm chí nó còn có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng khác.
Nguyên nhân không thể sắp xếp được thứ tự
1: Nội dung mà bạn vừa mới nhập không nằm trong khu vực mà bạn đã chọn để lọc.
2: Trong khu vực bạn đã chọn để lọc có tồn tại một số ô trống.
3: Lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel có thể là do các ô đã được ghép lại bằng lệnh Merge & Center.
4: Dữ liệu bị mất đi một phần do chức năng group trong Excel.
Cách khắc phục tình trạng không sắp xếp được thứ tự trong Excel
Áp dụng các thủ thuật dưới đây để khắc phục tình trạng không sắp xếp được thứ tự khi dùng Excel nhé!
❖ Thực hiện lọc và sắp xếp dữ liệu đúng cách
Để có thể tránh được tình trạng lỗi khi sắp xếp thứ tự dữ liệu trong Excel. Trước hết bạn cần phải đảm bảo mình thực hiện đúng thao tác khi chọn vùng lọc và sắp xếp dữ liệu.
- B1: Click vào chữ cái trên cùng của cột mà bạn muốn lọc dữ liệu. Điều này đảm bảo nếu có những dữ liệu được thêm vào cột thì bộ lọc vẫn hoạt động.
- B2: Click chọn tab Data sau đó đến phần Sort & Filter và chọn Filter để áp dụng bộ lọc.
- B3: Click chọn vào mũi tên trên cùng của cột. Nếu lúc này trong cột của bạn có những ô trống. Bảng tùy chọn sẽ xuất hiện ô Blank. Để tránh việc lọc dữ liệu bị đứt quãng thì bạn chỉ cần bỏ tick ở ô này là được.
❖ Xóa những ô trống khỏi vùng cần lọc dữ liệu
Trong một cột cần lọc dữ liệu nếu có chứa các ô trống xen kẽ. Điều này có thể gây ra lỗi khi sắp xếp thứ tự dữ liệu. Do đó nếu ô trống không chứa nội dung, không liên quan đến các công thức có trong bảng tính. Lúc này bạn có thể xóa nó đi.
- B1: Chọn vào ô cần xóa rồi click chuột phải và chọn delete.
- B2: Khi xuất hiện bảng lựa chọn như hình mô tả. Bạn có thể chọn vào mục Shift cells up để xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa lên phía trên. Hoặc nếu muốn thì bạn có thể chọn Shift cells left để xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa sang bên trái.
- B3: Sau khi thực hiện theo hướng dẫn trên, các ô trống sẽ bị xóa khỏi bộ lọc trong Excel của bạn.
❖ Bỏ nhóm bảng tính
Khi bạn nhìn thấy các tùy chọn của bộ lọc hiển thị sang màu xám. Điều này có nghĩ là 2 hoặc nhiều bảng tính của bạn đã bị nhóm lại với nhau. Do đó để lọc được dữ liệu thì bạn phải bỏ nhóm bảng tính này.
Để bỏ nhóm bảng tính thì cũng khá đơn giản. Bạn chỉ cần click chuột phải vào các sheet đang được nhóm ở dưới cùng của Excel. Sau đó click chọn vào mục Ungroup sheets là xong.
❖ Bỏ ghép ô trong Excel
Như đã nói trong phần nguyên nhân thì lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel. Có thể là do các ô đã được ghép lại bằng lệnh Merge & Center. Với trường hợp này thì bạn có thể thử bỏ ghép các ô trong Excel bằng cách sau.
- B1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F rồi chọn vào mục Option và chọn Format.
- B2: Nhấn chọn vào tab Alignment sau đó đến phần Text Control và chọn vào Merge Cells rồi cuối cùng chọn OK.
- B3: Nhấn vào mục Find All rồi chọn Find & Replace. Lúc này hệ thống sẽ liệt kê tất cả các tham chiếu ô với các ô được ghép ở phần phía dưới hộp thoại.
- B4: Bạn chỉ cần click vào các tham chiếu ô mà Find & Replace đã liệt kê ra. Sau đó nhấn chọn tab Home và nhấn vào Unmerge Cells để bỏ ghép ô là được.
Và trên đây là một số thông tin về lỗi không sắp xếp được thứ tự trong Excel mà Robot Tiết Kiệm tổng hợp được. Mong rằng những thông tin này sẽ có thể giúp ích được cho bạn khi sử dụng bộ lọc trong Excel.
THAM KHẢO THÊM